W sekcji Dowiedz się więcej znajdziesz filmy, które pokazują poszczególne czynności w systemie.

Na końcu tej sekcji znajdziesz także instrukcje do pobrania w formie plików PDF.

Zgodnie z art. 60b ustawy Prawo budowlane:

książkę obiektu budowlanego prowadzi się na bieżąco dla każdego:

• budynku,
• obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, o którym mowa w art. 20 ust. 2.

Obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje:

• budynków mieszkalnych jednorodzinnych,
• budynków garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej,
• obiektów budowlanych budownictwa zagrodowego i letniskowego,
• obiektów budowlanych wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2, z wyłączeniem sieci gazowych oraz budynków, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 1b,
• dróg lub obiektów mostowych, dla których jest prowadzona książka drogi lub książka obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.

Książka obiektu budowlanego jest dokumentem przeznaczonym do dokonywania wpisów w zakresie:

• informacji o obiekcie budowlanym;
• imienia i nazwiska albo nazwy, adresu zamieszkania lub siedziby oraz e-maila właściciela lub zarządcy;
• kontroli, o których mowa w art. 62 ust. 1;
• ekspertyz i opinii technicznych dotyczących obiektu budowlanego oraz imion i nazwisk osób, przez które zostały sporządzone;
• przeglądów technicznych, konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, oraz imion i nazwisk osób, które dokonały tych czynności;
• robót budowlanych związanych z obiektem budowlanym, a wykonywanych po oddaniu do użytkowania;
• katastrof budowlanych dotyczących obiektu budowlanego;
• decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organy administracji publicznej, dotyczących obiektu budowlanego.

Plan sytuacyjny zawiera:

• zaznaczone granice nieruchomości, na której jest usytuowany obiekt budowlany, a w przypadku sieci - oznaczenie jej lokalizacji w terenie;
• określenie istniejących miejsc przyłączenia obiektu budowlanego do sieci uzbrojenia terenu;
• określenie istniejących miejsc usytuowania urządzeń przeznaczonych do odcinania instalacji od przyłączy oraz przyłączy od sieci;
• określenie przebiegu istniejących dróg pożarowych;
• określenie miejsc usytuowania istniejących hydrantów zewnętrznych lub innych punktów poboru wody do celów przeciwpożarowych oraz stanowisk czerpania wody.

W przypadku usytuowania urządzeń przeznaczonych do odcinania instalacji od przyłączy wewnątrz obiektu budowlanego do książki obiektu budowlanego dołącza się opis pozwalający na zlokalizowanie tych urządzeń.

Do 31 grudnia 2022 r. książkę obiektu budowlanego można było prowadzić wyłącznie w postaci papierowej. Od stycznia 2023 r. książkę prowadzimy w postaci papierowej lub elektronicznej (w c-KOB), jednak dla obiektów budowlanych oddanych do użytkowania po 1 stycznia 2024 r. można prowadzić wyłącznie cyfrowe książki.

Jeżeli obiekt został oddany do użytkowania przed 1 stycznia 2024 r., ale nie posiadał dotychczas książki obiektu budowlanego, to zakłada się książkę w wersji cyfrowej.

W przypadku książek założonych przed 1 stycznia 2024 r. prowadzenie książki w wersji papierowej będzie możliwe do 31 grudnia 2031 r., co oznacza, że od 1 stycznia 2032 r. wszystkie książki muszą być prowadzone w wersji cyfrowej.

Wyjątek stanowią obiekty budowlane usytuowane w całości lub w części na terenach zamkniętych, dla których książkę można prowadzić wyłącznie w postaci papierowej.

Jeżeli książka prowadzona jest w wersji papierowej, aby prowadzić ją w wersji cyfrowej należy zamknąć książkę papierową stosownym wpisem na ostatniej stronie i kontynuować książkę w wersji cyfrowej w systemie c-KOB.

Pierwszym krokiem będzie założenie książki w c-KOB przez właściciela/zarządcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania właściciela/zarządcy.

Przenoszenie do systemu wpisów z książek prowadzonych wcześniej w wersjach papierowych nie będzie wymagane. Książka prowadzona w wersji cyfrowej jest kontynuacją książki prowadzonej w wersji papierowej.

Niemniej zgodnie z art. 63 Prawa budowlanego właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty, o których mowa w art. 60 Prawa budowlanego, w tym dokumentację budowy.

Właściciele lub zarządcy obiektów budowlanych (WZ), osoby upoważnione do prowadzenia książek (UPK), a także osoby przeprowadzające kontrole (OPK) uzyskują dostęp do systemu poprzez zalogowanie się w c-KOB na stronie systemu c-KOB z wykorzystaniem usługi tzw. Węzła Krajowego (login.gov.pl).

Pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów administracji państwowej, którzy korzystają z systemu c-KOB w ramach prowadzenia kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych, otrzymują dostęp do c-KOB od Lokalnego Administratora Systemu. Lokalny Administrator Systemu uzyskuje dostęp do systemu po wypełnieniu i przesłaniu wniosku do GUNB.

Dostęp do c-KOB o charakterze czasowym może przydzielić:

• Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego w zakresie wszystkich książek obiektu budowlanego lub niektórych książek,
• organ, któremu przydzielono dostęp o charakterze stałym w zakresie wszystkich książek obiektu budowlanego, do których organ ten ma dostęp stały, lub niektórych z tych książek,
• właściciel lub zarządca obiektu budowlanego.

Poza użytkownikami, którzy mają dostęp do książki i mogą dokonywać w niej wpisów (WZ, UPK i OPK), dostęp do danych (czasowy bądź stały) w c-KOB mają:

• organy nadzoru budowlanego,
• inne organy lub służby uprawnione do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych.

Użytkownicy wymienionych organów lub służb mają dostęp do danych gromadzonych w c-KOB wyłącznie jako czytelnicy.

Książkę obiektu budowlanego zakłada właściciel lub zarządca obiektu w terminie 30 dni od dnia:

• doręczenia decyzji organu nadzoru budowlanego o pozwoleniu na użytkowanie,
• w procedurze zawiadomienia o zakończeniu budowy od dnia upłynięcia terminu sprzeciwu organu nadzoru budowlanego albo doręczenia zaświadczenia organu nadzoru budowlanego o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu,
• dokonania zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części, jeżeli w wyniku tej zmiany dany obiekt musi teraz posiadać książkę.

Aby założyć cyfrową książkę obiektu budowlanego, należy w systemie c-KOB założyć konto użytkownika (osoby fizycznej), korzystając z przycisku Zaloguj się. Osoba fizyczna zakłada konto z wykorzystaniem usługi węzła krajowego (login.gov.pl).

Po założeniu konta, system domyślnie przydziela nowemu użytkownikowi rolę właściciela/zarządcy. Użytkownik w tej roli, którym może być faktyczny właściciel/zarządca lub osoba uprawniona do jego reprezentowania, w Rejestrze KOB zakłada książkę, klikając w przycisk Załóż KOB.

Do założenia książki potrzebne jest konto użytkownika (osoby fizycznej) w systemie c-KOB.

Na etapie zakładania książki podaje się następujące informacje:

• dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego: imię i nazwisko lub nazwę, adres zamieszkania lub siedziby oraz e-mail,
• dokument, z którego wynika tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego,
• dane dotyczące osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, jeżeli występuje: imię i nazwisko, adres zamieszkania, e-mail oraz tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy,
• dane dotyczące obiektu budowlanego, w szczególności adres i lokalizację obiektu na mapie w systemie c-KOB.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól formularza i kliknięciu przycisku Załóż KOB, zakłada się nową książkę o unikalnym numerze.

Założenie książki obiektu budowlanego potrwa parę minut i odbywa się bez udziału organów administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego.

Dokumentami potwierdzającymi przysługujące prawo własności mogą być w szczególności: akt notarialny, ustawa, umowa, orzeczenie lub decyzja właściwego sądu lub organu.

Jeżeli prawo do dysponowania obiektem budowlanym wynika bezpośrednio z przepisów prawa, to w takim przypadku właściciel nie musi legitymować się dodatkowym dokumentem. Nie ma konieczności dołączania ustawy jako załącznika. Wystarczy pismo, które zawiera informacje w tym zakresie.

Potwierdzeniem przysługującego prawa własności nie będzie pozwolenie na użytkowanie, decyzja środowiskowa, decyzja o pozwoleniu na budowę dla obiektu liniowego, czy też wyciąg z KRS. Dokumenty te nie rozstrzygają o prawach rzeczowych właściciela czy też zarządcy.

Osoba działająca w imieniu właściciela/zarządcy najczęściej załącza pełnomocnictwo/upoważnienie do założenia/prowadzenia KOB. Dokument ten powinien zawierać co najmniej datę i miejsce sporządzenia, wskazanie mocodawcy i pełnomocnika wraz z danymi umożliwiającymi ich weryfikację, jak: imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, określenie przedmiotu pełnomocnictwa (jego zakres), podpis mocodawcy.

Dokument ten nie musi mieć formy dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym i nie musi być poświadczony notarialnie. Wystarczy skan lub zdjęcie oryginalnego dokumentu.

Po założeniu nowej książki w systemie c-KOB należy:

• Wyznaczyć w systemie osobę fizyczną upoważnioną do prowadzenia książki.

  Wyznaczenia osoby upoważnionej do prowadzenia książki może dokonać właściciel lub zarządca. Właściciel/zarządca może także przyjąć taką rolę i samodzielnie prowadzić książkę.

  Zmiana lub wyznaczenie osoby do prowadzenia książki jest możliwe również w późniejszym czasie, z poziomu Rejestru KOB, po kliknięciu w narzędziach danej książki w opcję Interesariusze KOB, a następnie w przycisk Dodaj interesariusza.

• Uzupełnić, zweryfikować i w razie potrzeby skorygować wprowadzone dane.

  Po założeniu książki należy zweryfikować i w razie potrzeby uzupełnić dane (m.in. dodać obowiązkowy element, jakim jest plan sytuacyjny obiektu, o ile nie został on załączony podczas zakładania książki), a także w razie potrzeby skorygować dane.

  Korekta danych wprowadzonych podczas zakładania książki możliwa jest z poziomu narzędzi książki, po wyborze opcji Dane właściciela/zarządcy i Dane o obiekcie budowlanym. Aby dokonać korekty, należy skorzystać z przycisku Koryguj dane. Poprawione dane zatwierdzamy kliknięciem przycisku Zapisz.

• Udzielić dostępu pozostałym interesariuszom książki.

  Po założeniu nowej książki możliwe jest dodanie uprawnień dostępowych dla innych osób. Wskazana powyżej opcja Dodaj interesariusza służy też do udzielania dostępu dla osób przeprowadzających kontrole (OPK), o których mowa w art. 62 ust. 1 ustawy Prawo budowlane.

  Może to zrobić właściciel lub zarządca lub osoba upoważniona do prowadzenia książki z poziomu Rejestru KOB, po kliknięciu w opcję Interesariusze KOB, a następnie w przycisk Dodaj interesariusza.

• Umieszczać na bieżąco wpisy dotyczące obiektu.

  Wpisy w książce umieszczamy w terminie do 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności, której wpis dotyczy. System c-KOB zawiera zabezpieczenia uniemożliwiające usunięcie oraz zmianę wprowadzonych danych. Treść wpisów korygowanych bądź anulowanych przez autora wpisu pozostaje zapisana w systemie i jest widoczna dla użytkowników.

  Wpisów i aktualizacji można dokonywać wyłącznie w książkach o statusie „otwarta”.

• Zamknąć książkę po dokonaniu rozbiórki obiektu.

  W terminie miesiąca od dnia zakończenia rozbiórki obiektu zamykamy prowadzoną w systemie c-KOB książkę poprzez zmianę jej statusu na: „zamknięta”. Zmiana statusu jest jedną z opcji dostępnych w narzędziach danej książki.

Jeśli nie widzisz książki w Rejestrze KOB sprawdź, czy masz wybraną prawidłową rolę w zakładce w menu Wybór roli.

Dla każdej z ról mogą być dostępne inne książki w Rejestrze KOB.

Dane dotyczące właściciela/zarządcy i informacje o obiekcie budowlanym (zawartość Tablic I i II), mogą edytować interesariusze, którzy mają dostęp do książki w roli właściciel/zarządca lub osoba upoważniona do prowadzenia książki. Mogą oni również wprowadzać i korygować wpisy w Tablicach IV-VIII.

Dane w Tablicy III wprowadza i koryguje interesariusz w roli osoby przeprowadzającej kontrole.

Wpisy można korygować w terminie 30 dni od dokonania wpisu, przy czym możliwość korekty dotyczy wyłącznie wpisów dokonanych przez danego użytkownika.

Osoba przeprowadzająca kontrolę, o której mowa w art. 62 ust. 1 ustawy Prawo budowlane, jest zobowiązana:

• umieścić w c-KOB wpis o przeprowadzonej kontroli,
• przesłać, za pomocą systemu, zawiadomienie o kontroli do właściwego organu nadzoru budowlanego – jeżeli kontrola dotyczyła obiektu wielkopowierzchniowego (tj. budynku o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m²),
• przesłać, za pomocą systemu, protokół z kontroli do właściwego organu nadzoru budowlanego – jeżeli stwierdziła uszkodzenia lub braki, które mogą spowodować zagrożenie,
• sporządzić protokół z kontroli, o których mowa w art. 62 ust. 1.

Książkę prowadzoną w systemie c-KOB zamyka osoba, która ma dostęp do tej książki w roli właściciel/zarządca. Zamknięcie książki oznacza, że obiekt budowlany fizycznie nie istnieje i nie pełni już swej funkcji (nastąpiła jego rozbiórka).

Książkę prowadzoną w systemie c-KOB zamyka się w terminie miesiąca od dnia zakończenia rozbiórki.

Po upływie 10 lat od dnia zamknięcia książki dane zgromadzone w systemie c-KOB są automatycznie usuwane, z uwzględnieniem przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

W przypadku błędnego założenia książki, np. dla obiektu, dla którego już wcześniej została założona książka, należy zmienić status książki na „archiwalna – błędnie założona”. Opcja Zmień status KOB dostępna jest w narzędziach książki dla interesariusza w roli właściciel/zarządca i osoba uprawniona do prowadzenia książki.

W terminie miesiąca od zakończenia rozbiórki obiektu, należy zmienić status książki na „zamknięta”.

W zależności od konkretnego przypadku, niespełnianie obowiązku związanego z książką obiektu budowlanego, będzie dotyczyć właściciela, zarządcy, osoby upoważnionej do jej prowadzenia bądź osoby przeprowadzającej kontrolę obiektu.

M. in. za brak książki lub brak odpowiedniego wpisu grozi kara grzywny w wysokości do 500 zł. (zob. art. 93 pkt 9 ustawy Prawo budowlane).

Wyżej wskazana grzywna jest nakładana w drodze mandatu karnego przez uprawnionych pracowników organów nadzoru budowlanego.

Pracownicy organów nadzoru budowlanego są uprawnieni do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego za wykroczenia określone w art. 93 Prawa budowlanego, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2002 r. w sprawie nadania pracownikom organów nadzoru budowlanego uprawnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego. Zgodnie z art. 96 § 1 ustawy Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia, w postępowaniu mandatowym można nałożyć grzywnę w wyżej wymienionej wysokości.

Interesariuszami w cyfrowej książce obiektu budowlanego są:

• właściciel/zarządca – WZ
• osoba upoważniona do prowadzenia książki – UPK
• osoba przeprowadzająca kontrole – OPK

Interesariusza w roli UPK dodaje interesariusz w roli właściciel/zarządca.

Interesariusza w roli OPK dodaje interesariusz w roli właściciel/zarządca lub osoba upoważniona do prowadzenia książki.

Aby do książki dodać interesariusza, należy wybrać opcję Interesariusze w narzędziach książki, a następnie Dodaj interesariusza i uzupełnić formularz, gdzie wskazujemy rolę, którą ma pełnić interesariusz, imię i nazwisko zapraszanej osoby, a w przypadku, gdy osoba ta nie ma jeszcze konta w systemie c-KOB, wpisujemy również jej adres e-mail.

W formularzu można wybrać z kalendarza termin udzielenia dostępu do książki, ale można także udzielić dostępu bezterminowego.

Po uzupełnieniu formularza należy wysłać zaproszenie, korzystając z przycisku Wyślij zaproszenie.

Termin udzielenia dostępu można później modyfikować poprzez wybranie opcji Interesariusze w narzędziach książki, a następnie opcji Ustaw dostęp czasowy.

Jeżeli zapraszany interesariusz ma zarejestrowane konto w systemie, zaproszenie do książki może przyjąć z poziomu powiadomień na swoim koncie (w szczegółach powiadomienia znajduje się link do akceptacji) lub z poziomu narzędzi danej książki, w Rejestrze KOB dostępnym dla roli, do której jest zaproszony.

Jeżeli zapraszany interesariusz nie ma jeszcze założonego konta w systemie c-KOB, zaproszenie otrzyma do skrzynki mailowej. W otrzymanej wiadomości znajdzie link do założenia konta.

Uwaga! Dane w zaproszeniu muszą być zgodne z danymi konta użytkownika (imię, nazwisko, e-mail).

Jeżeli zaproszenie dotyczy osoby przeprowadzającej kontrolę (OPK), to konieczne jest wcześniejsze dodanie uprawnień zawodowych w danych konta.

Rezygnacja z pełnionej roli jest możliwa dla interesariusza w roli UPK i OPK z poziomu narzędzi danej książki.

Interesariusz wybiera na swoim koncie właściwą rolę, a następnie w Rejestrze KOB, w narzędziach danej książki wybiera opcję Rezygnuj z roli.

Rezygnacja z pełnienia roli właściciela/zarządcy możliwa jest tylko jeśli do książki dodana jest inna osoba w tej roli.

W przypadku zmiany właściciela lub zarządcy obiektu, dotychczasowy właściciel/zarządca przekazuje nowemu właścicielowi/zarządcy książkę obiektu budowlanego w systemie c-KOB.

Przekazanie książki możliwe jest z poziomu narzędzi danej książki, poprzez wybór opcji Przekaż dostęp.

Jeżeli dotychczasowy właściciel/zarządca nie przekaże książki nowemu właścicielowi//zarządcy, Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, na wniosek nowego właściciela/zarządcy, udziela mu dostępu do książki w systemie c-KOB.

Wpisy w książce w systemie c-KOB umieszczają użytkownicy, którzy mają dostęp do tej książki w roli:

• właściciel/zarządca (z wyłączeniem Tablicy III),
• osoba upoważniona do prowadzenia książki (z wyłączeniem Tablicy III),
• osoba przeprowadzająca kontrole (wyłącznie na Tablicy III).

Właściciel, zarządca lub osoba upoważniona do prowadzenia książki mogą umieszczać wpisy w zakresie:

• informacji o obiekcie budowlanym,
• swoich danych osobowych,
• ekspertyz i opinii technicznych,
• przeglądów technicznych, konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych,
• robót budowlanych,
• katastrof budowlanych,
• decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organy administracji publicznej, dotyczących obiektu budowlanego.

W książce obiektu budowlanego zamieszczamy informacje o przeprowadzonych kontrolach obiektu budowlanego, o których mowa w art. 62 ust.1 ustawy Prawo budowlane.

Są to kontrole:

• okresowe, przeprowadzane co najmniej raz w roku, polegające na sprawdzeniu stanu technicznego:
  • elementów i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu,
  • instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska,
  • instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych)
• okresowe, w zakresie wskazanym powyżej, przeprowadzane co najmniej dwa razy w roku, w terminach do 31 maja oraz do 30 listopada, w przypadku budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m²
• okresowe, przeprowadzane co najmniej raz na 5 lat, obejmujące:
  • sprawdzenie stanu technicznego i przydatności do użytkowania, estetyki oraz otoczenia,
  • badanie instalacji elektrycznej,
  • badanie instalacji piorunochronnej,
• przeprowadzane każdorazowo w przypadku wystąpienia czynników zewnętrznych odziaływujących na obiekt, związanych z działaniem człowieka lub sił natury, np. wyładowania atmosferyczne, wstrząsy sejsmiczne, silne wiatry, intensywne opady atmosferyczne, osuwiska ziemi i in.
• przeprowadzane w przypadku zgłoszenia przez osoby zamieszkujące lokal mieszkalny o nieuzasadnionych ingerencjach bądź naruszeniach.

Wpisy o przeprowadzonych kontrolach, o których mowa w art. 62 ust. 1 ustawy Prawo budowlane, mogą być wprowadzane wyłącznie przez osoby, które te kontrole przeprowadzają.

Wpis dodawany jest na Tablicy III.

Wpisy o przeprowadzonych kontrolach zawierają dane określone w art. 62a ustawy Prawo budowlane. Należą do nich:

• data przeprowadzenia kontroli,
• imię i nazwisko osoby przeprowadzającej kontrolę, a także numer uprawnień budowlanych wraz ze specjalnością,
• imię i nazwisko albo nazwa właściciela lub zarządcy,
• określenie kontrolowanego obiektu budowlanego umożliwiające jego identyfikację,
• zakres kontroli,
• ustalenia, w tym wskazanie nieprawidłowości,
• zalecenia z terminem ich realizacji, jeśli stwierdzono nieprawidłowości,
• metody i środki użytkowania elementów obiektów budowlanych narażonych na szkodliwe działanie wpływów atmosferycznych i niszczące działanie innych czynników,
• zakres niewykonanych zaleceń określonych w protokołach z poprzednich kontroli.

Po wprowadzeniu wpisu o przeprowadzonej kontroli, która dotyczyła obiektu wielkopowierzchniowego, osoba przeprowadzająca kontrole widzi pytanie, czy system ma przesłać zawiadomienia o kontroli do organu nadzoru budowlanego. Można odpowiedzieć twierdząco, korzystając z przycisku Tak.

Jeżeli OPK nie skorzysta od razu po dokonaniu wpisu z tej opcji, pojawi się ona w narzędziach danej książki i zawiadomienie będzie można wysłać z tego poziomu.

System nie realizuje automatycznego powiadomienia, nawet w przypadku obiektów wielkopowierzchniowych.